Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, nhiều cá nhân và hộ gia đình thường đặt câu hỏi nên đăng ký hộ kinh doanh hay thành lập doanh nghiệp. Mỗi hình thức đều mang những đặc điểm và cách thức quản lý khác nhau, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, khả năng mở rộng và chi phí tuân thủ. Việc lựa chọn đúng mô hình ngay từ đầu giúp hoạt động kinh doanh vận hành minh bạch, bền vững và phù hợp với định hướng phát triển về sau.
Ngoài thuế GTGT, thuế TNCN (tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, có thể phát sinh các loại thuế khác như thuế bảo vệ môi trường, thuế TTĐB, thuế tài nguyên) hộ khoán vẫn phải nộp lệ phí môn bài theo bậc doanh thu, và nộp tờ khai lần đầu khi đăng ký kinh doanh. Hàng năm vẫn phải nộp lệ phí môn bài hoặc khi thay đổi ngành nghề/doanh thu/ngừng/tạm ngừng kinh doanh thì phải khai báo với cơ quan thuế..
Tuy nhiên, do doanh thu bị ấn định nên hộ khoán không thể phản ánh đúng thực tế tình hình kinh doanh, khó hợp tác với đối tác lớn hoặc vay vốn ngân hàng. Nếu doanh thu thực tế thấp hơn mức khoán đã ấn định, hộ vẫn phải nộp đủ thuế, trừ khi chứng minh và được cơ quan thuế điều chỉnh lại.
Thuế TNCN và thuế GTGT của hộ kê khai được xác định theo tỷ lệ % trực tiếp trên doanh thu; không được trừ chi phí khi tính thuế TNCN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó, với những hộ kinh doanh có chi phí đầu vào lớn, tổng số thuế phải nộp có thể cao hơn so với thực tế lợi nhuận (tăng nghĩa vụ thuế tổng thể).
Song song với đó, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kế toán, báo cáo tài chính, khai và nộp nhiều loại thuế. Việc quản lý tốn nhiều chi phí nhân sự hoặc cần sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
1. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán
Với hình thức này, cơ quan Thuế ấn định doanh thu khoán hằng năm và số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp theo tỷ lệ quy định cho từng ngành nghề dựa trên hồ sơ khai thuế của HKD, Cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế;Ý kiến tham vấn của Hội đồng tư vấn thuế cấp xã; Kết quả công khai thông tin và tiếp nhận ý kiến phản hồi từ Hội đồng tư vấn thuế, Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc cấp xã, hộ khoán và các tổ chức, cá nhân khác. Hộ khoán không bắt buộc thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, doanh thu ổn định và hoạt động không biến động lớn.Ngoài thuế GTGT, thuế TNCN (tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, có thể phát sinh các loại thuế khác như thuế bảo vệ môi trường, thuế TTĐB, thuế tài nguyên) hộ khoán vẫn phải nộp lệ phí môn bài theo bậc doanh thu, và nộp tờ khai lần đầu khi đăng ký kinh doanh. Hàng năm vẫn phải nộp lệ phí môn bài hoặc khi thay đổi ngành nghề/doanh thu/ngừng/tạm ngừng kinh doanh thì phải khai báo với cơ quan thuế..
Tuy nhiên, do doanh thu bị ấn định nên hộ khoán không thể phản ánh đúng thực tế tình hình kinh doanh, khó hợp tác với đối tác lớn hoặc vay vốn ngân hàng. Nếu doanh thu thực tế thấp hơn mức khoán đã ấn định, hộ vẫn phải nộp đủ thuế, trừ khi chứng minh và được cơ quan thuế điều chỉnh lại.
2. Hộ kinh doanh kê khai
Khác với hộ khoán, hộ kê khai thực hiện nghĩa vụ thuế dựa trên doanh thu thực tế, phải lập sổ sách, tờ khai và báo cáo thuế định kì. Mô hình này giúp hộ kinh doanh ghi nhận doanh thu, chi phí minh bạch, thuận lợi khi hợp tác với các đối tác cần chứng từ.Thuế TNCN và thuế GTGT của hộ kê khai được xác định theo tỷ lệ % trực tiếp trên doanh thu; không được trừ chi phí khi tính thuế TNCN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó, với những hộ kinh doanh có chi phí đầu vào lớn, tổng số thuế phải nộp có thể cao hơn so với thực tế lợi nhuận (tăng nghĩa vụ thuế tổng thể).
3. Doanh nghiệp
Doanh nghiệp (bao gồm công ty TNHH, công ty cổ phần,công ty hợp danh…) được công nhận tư cách pháp nhân, có quyền xuất hóa đơn GTGT và khấu trừ thuế đầu vào. Mô hình này hỗ trợ huy động vốn, mở rộng quy mô, và bảo vệ tài sản cá nhân khi xây dựng doanh nghiệp có tư cách rõ ràng.Song song với đó, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kế toán, báo cáo tài chính, khai và nộp nhiều loại thuế. Việc quản lý tốn nhiều chi phí nhân sự hoặc cần sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
Tiêu chí | Hộ kinh doanh khoán | Hộ kinh doanh kê khai | Doanh nghiệp |
| Tư cách pháp lý | Không có pháp nhân, cá nhân chịu toàn bộ trách nhiệm | Không có pháp nhân, cá nhân chịu toàn bộ trách nhiệm | Có pháp nhân, trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp |
| Thuế | Nộp thuế GTGT và TNCN tính theo doanh thu khoán × tỷ lệ thuế ngành nghề; và lệ phí môn bài hàng năm. | Nộp thuế theo doanh thu thực tế, kê khai định kỳ. | Nộp thuế TNDN, thuế GTGT và các loại thuế khác theo luật; kê khai định kỳ. |
| Sổ sách kế toán | Không bắt buộc ghi chép sổ sách kế toán chi tiết, chỉ cần lưu chứng từ cơ bản. | Phải lập sổ sách kế toán tối thiểu (sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ mua hàng…). Sổ sách theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC | Sổ sách đầy đủ, báo cáo tài chính theo chế độ kế toán. (Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 200/2015/TT-BTC) |
| Hóa đơn | Không bắt buộc sử dụng hóa đơn (trừ khi khách yêu cầu), trừ trường hợp doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng từ 01/6/2025 phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền | Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng thì sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền | Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ. |
| Khả năng mở rộng | Hạn chế | Hạn chế | Dễ mở rộng, huy động vốn |
| Ưu điểm | – Thủ tục đơn giản, chi phí tuân thủ thấp. – Không phải kê khai thuế hàng tháng/quý. | – Phản ánh đúng doanh thu thực tế. – Có cơ sở chứng minh doanh thu – chi phí. – Thuận lợi khi cần vay vốn hoặc mở rộng kinh doanh. | – Tư cách pháp nhân độc lập, trách nhiệm hữu hạn. – Uy tín cao hơn khi giao dịch, ký hợp đồng lớn. – Nhiều chính sách hỗ trợ từ Nhà nước. |
| Nhược điểm | – Không phản ánh đúng doanh thu thực tế. – Dễ bị ấn định doanh thu cao nếu không chứng minh được. | – Yêu cầu kê khai, ghi sổ sách đầy đủ nên phát sinh chi phí kế toán, phần mềm hóa đơn. | – Thủ tục thành lập và quản lý phức tạp hơn. – Chi phí tuân thủ cao hơn (kế toán, báo cáo tài chính, kiểm toán…). |
4. Các thay đổi pháp lý cần lưu ý
- Từ ngày 01/6/2025: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
- Từ ngày 01/7/2025: Hộ kinh doanh sử dụng lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên phải tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi.
- Từ ngày 01/01/2026: Theo Nghị quyết số 68-NQ/TW ngày 4/5/2025 của Bộ Chính Trị về phát triển kinh tế tư nhân, định hướng từ năm 2026 sẽ chấm dứt phương pháp tính thuế khoán, chuyển sang phương pháp kê khai trên doanh thu thực tế. Tất cả hộ kinh doanh sẽ thực hiện khai thuế theo phương pháp kê khai dựa trên doanh thu thực tế, kèm sổ sách tối thiểu. Điều này đánh dấu sự thay đổi lớn, yêu cầu hộ khoán cần chuẩn bị thói quen ghi chép sổ sách và sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngoài ra Từ ngày 01/01/2026, cũng chấm dứt nộp lệ phí môn bài.
5. Khi nào nên chuyển đổi mô hình?
Chuyển đổi mô hình giữa các hình thức kinh doanh như hộ kinh doanh hay doanh nghiệp nên được cân nhắc dựa trên doanh thu, nhu cầu hợp tác và định hướng phát triển dài hạn.- Với hộ kinh doanh khoán, khi hoạt động đã ổn định và có nhu cầu minh bạch doanh thu, mở rộng hợp tác hoặc đáp ứng yêu cầu xuất hóa đơn của đối tác, việc chuyển sang hộ kê khai sẽ giúp quản lý doanh thu – chi phí rõ ràng hơn và tạo uy tín khi giao dịch.
- Với hộ kê khai, nếu quy mô tăng nhanh, phát sinh nhiều chi phí đầu vào cần khấu trừ thuế, hoặc có kế hoạch mở rộng thị trường, thành lập doanh nghiệp sẽ mở ra cơ hội tiếp cận các hợp đồng lớn, nguồn vốn và chính sách hỗ trợ từ Nhà nước.